關(guān)于核對移交2014級新生檔案材料的通知
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發(fā)布時間：2014-10-24
作者：admin
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各二級學院：
? ? ? ? 2014級新生名冊基本確定，檔案室擬于12月之前完成新生個人檔案核對、移交工作。為了做好此項工作，逐步推動學院檔案工作規(guī)范化管理，確保學生檔案的安全與完整，現(xiàn)將有關(guān)新生檔案核對、移交事項通知如下：
一、時間安排
10月17日???????? 召開專題會議，具體布置工作。
10月20日至31日? 輔導(dǎo)員收集學生自帶檔案，到檔案室領(lǐng)取郵寄來的新生檔案，以班為單位，收集、整理學生檔案，填寫移交登記表。
11月3日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?機電學院向檔案室移交新生檔案。
11月4日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?建工一系向檔案室移交新生檔案。
11月5日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?建工二系向檔案室移交新生檔案。
11月6日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?能源學院向檔案室移交新生檔案。
11月7日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?人文學院向檔案室移交新生檔案。
11月10日 ? ? ? ? ? ? ? ? ?? 國際學院向檔案室移交新生檔案。
11月11日至19日 ? ? ?完善手續(xù)、制作標簽、裝盒入柜。
11月20日至25日 ? ? ?數(shù)據(jù)導(dǎo)入軟件，實現(xiàn)網(wǎng)上檢索。
11月26日至28日 ? ? ?工作總結(jié)講評。
二、核查及移交內(nèi)容
各學院新生輔導(dǎo)員應(yīng)依照教務(wù)處確認的2014級新生名冊和招辦提供的考生高考電子檔案，按實有人數(shù)核對新生檔案材料及信息。檔案材料信息與本人不一致時，應(yīng)及時驗證，核實后在登記表“備注”欄標注“有誤”，并在書面總結(jié)中說明具體情況。
新生檔案材料主要有10項內(nèi)容： ①高中學籍登記表； ②高考考生報名登記表；③高考考生體檢表； ④高考志愿表；⑤考生思想品德考核表；⑥考生誠信考試承諾書；⑦高考成績單；⑧外語口試登記表；⑨入團（黨）志愿書；⑩獎勵處分材料。
三、要求
（一）二級學院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，嚴密組織。單位主管領(lǐng)導(dǎo)和新生輔導(dǎo)員全面承擔本單位、本班級新生檔案的核對與移交工作的安全保密責任。做好安全防范工作，保護學生隱私及個人信息，不得隨意拷貝復(fù)制數(shù)據(jù)，不得隨意更換、涂改、銷毀學生檔案材料，嚴防檔案材料丟失和假材料裝入。
（二）輔導(dǎo)員可以在群共享中下載《2014級新生檔案材料核對移交登記表》。核對學生檔案中照片、考生號、身份證號等相關(guān)信息；填寫核對移交登記表；在檔案袋相應(yīng)位置填寫學生姓名、性別及學號，右上角編號處標注班級和序號（例：工管1401-01），以教務(wù)處統(tǒng)一發(fā)放的學號順序和本班實際報到人數(shù)為準，從小到大排序，以班級為單位捆扎檔案袋，并附上核對移交登記表。
（三）輔導(dǎo)員應(yīng)依照《2014級新生檔案材料核對移交登記表》10項新生檔案材料內(nèi)容與實體檔案逐項核對。表格以班為單位，各班學生不論是否有檔案，都按學號從小到大的順序排列，最終序號要與各班實際在校學生人數(shù)相符。1份材料為1件，比如高考志愿表有3份，登記表對應(yīng)的“考生志愿表”欄目就應(yīng)填寫3，表示高考志愿表有3件。缺少材料的，對應(yīng)欄目空缺。10項內(nèi)容全部空缺的應(yīng)在備注欄填寫“無檔案”。
（四）對未交或者缺、漏檔案材料的，應(yīng)及時通知學生本人，由學生本人到原高中或生源地招辦尋找或補齊原始檔案材料，并在下學期開學后10天內(nèi)，到檔案室補交。
（五）畢業(yè)證書、各種獲獎證書原件及復(fù)印件、團員證、高考試卷、戶籍卡、組織介紹信、思想?yún)R報等材料不屬于歸檔范圍。應(yīng)由本人或黨組織保管（歸入黨群檔案）。
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? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 西安科技大學高新學院
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?二〇一四年十月十四日
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? ? ? ? 2014級新生名冊基本確定，檔案室擬于12月之前完成新生個人檔案核對、移交工作。為了做好此項工作，逐步推動學院檔案工作規(guī)范化管理，確保學生檔案的安全與完整，現(xiàn)將有關(guān)新生檔案核對、移交事項通知如下：
一、時間安排
10月17日???????? 召開專題會議，具體布置工作。
10月20日至31日? 輔導(dǎo)員收集學生自帶檔案，到檔案室領(lǐng)取郵寄來的新生檔案，以班為單位，收集、整理學生檔案，填寫移交登記表。
11月3日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?機電學院向檔案室移交新生檔案。
11月4日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?建工一系向檔案室移交新生檔案。
11月5日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?建工二系向檔案室移交新生檔案。
11月6日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?能源學院向檔案室移交新生檔案。
11月7日 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?人文學院向檔案室移交新生檔案。
11月10日 ? ? ? ? ? ? ? ? ?? 國際學院向檔案室移交新生檔案。
11月11日至19日 ? ? ?完善手續(xù)、制作標簽、裝盒入柜。
11月20日至25日 ? ? ?數(shù)據(jù)導(dǎo)入軟件，實現(xiàn)網(wǎng)上檢索。
11月26日至28日 ? ? ?工作總結(jié)講評。
二、核查及移交內(nèi)容
各學院新生輔導(dǎo)員應(yīng)依照教務(wù)處確認的2014級新生名冊和招辦提供的考生高考電子檔案，按實有人數(shù)核對新生檔案材料及信息。檔案材料信息與本人不一致時，應(yīng)及時驗證，核實后在登記表“備注”欄標注“有誤”，并在書面總結(jié)中說明具體情況。
新生檔案材料主要有10項內(nèi)容： ①高中學籍登記表； ②高考考生報名登記表；③高考考生體檢表； ④高考志愿表；⑤考生思想品德考核表；⑥考生誠信考試承諾書；⑦高考成績單；⑧外語口試登記表；⑨入團（黨）志愿書；⑩獎勵處分材料。
三、要求
（一）二級學院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，嚴密組織。單位主管領(lǐng)導(dǎo)和新生輔導(dǎo)員全面承擔本單位、本班級新生檔案的核對與移交工作的安全保密責任。做好安全防范工作，保護學生隱私及個人信息，不得隨意拷貝復(fù)制數(shù)據(jù)，不得隨意更換、涂改、銷毀學生檔案材料，嚴防檔案材料丟失和假材料裝入。
（二）輔導(dǎo)員可以在群共享中下載《2014級新生檔案材料核對移交登記表》。核對學生檔案中照片、考生號、身份證號等相關(guān)信息；填寫核對移交登記表；在檔案袋相應(yīng)位置填寫學生姓名、性別及學號，右上角編號處標注班級和序號（例：工管1401-01），以教務(wù)處統(tǒng)一發(fā)放的學號順序和本班實際報到人數(shù)為準，從小到大排序，以班級為單位捆扎檔案袋，并附上核對移交登記表。
（三）輔導(dǎo)員應(yīng)依照《2014級新生檔案材料核對移交登記表》10項新生檔案材料內(nèi)容與實體檔案逐項核對。表格以班為單位，各班學生不論是否有檔案，都按學號從小到大的順序排列，最終序號要與各班實際在校學生人數(shù)相符。1份材料為1件，比如高考志愿表有3份，登記表對應(yīng)的“考生志愿表”欄目就應(yīng)填寫3，表示高考志愿表有3件。缺少材料的，對應(yīng)欄目空缺。10項內(nèi)容全部空缺的應(yīng)在備注欄填寫“無檔案”。
（四）對未交或者缺、漏檔案材料的，應(yīng)及時通知學生本人，由學生本人到原高中或生源地招辦尋找或補齊原始檔案材料，并在下學期開學后10天內(nèi)，到檔案室補交。
（五）畢業(yè)證書、各種獲獎證書原件及復(fù)印件、團員證、高考試卷、戶籍卡、組織介紹信、思想?yún)R報等材料不屬于歸檔范圍。應(yīng)由本人或黨組織保管（歸入黨群檔案）。
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2014級新生檔案材料核對表 |
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2014級新生檔案移交時間安排表 |
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? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?二〇一四年十月十四日
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