關(guān)于做好2017屆畢業(yè)生檔案材料歸檔轉(zhuǎn)遞工作的通知
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發(fā)布時(shí)間：2017-06-14
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各二級(jí)學(xué)院及相關(guān)部門：
?? 為做好2017屆畢業(yè)生檔案材料整理歸檔工作，確保學(xué)生檔案的安全轉(zhuǎn)遞，避免發(fā)生畢業(yè)生檔案材料漏裝、誤裝、投遞錯(cuò)誤、退回或檔案丟失等問(wèn)題，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
??? 一、畢業(yè)生檔案材料收集工作由二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)，畢業(yè)生輔導(dǎo)員具體落實(shí)。檔案材料整理、歸檔要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定，未經(jīng)主管部門同意，不得擅自抽取畢業(yè)生檔案材料或添加無(wú)關(guān)材料。
??? 二、學(xué)生檔案屬機(jī)密材料，要求各學(xué)院及相關(guān)部門嚴(yán)格管理，注意保護(hù)學(xué)生個(gè)人信息，不得向外泄露畢業(yè)生檔案內(nèi)容。除檔案整理人員外，學(xué)生本人及其他無(wú)關(guān)人員不得擅自翻閱畢業(yè)生檔案，不允許學(xué)生本人攜帶檔案。
??? 三、各畢業(yè)班輔導(dǎo)員應(yīng)在檔案材料收集齊全后，在檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行整理、核對(duì)、移交、封袋。
??? 四、檔案室按照就業(yè)辦提供的畢業(yè)生檔案郵寄地址、郵政編碼及收件人電話，在畢業(yè)生離校后兩周內(nèi)，通過(guò)EMS快遞方式集中寄發(fā)畢業(yè)生檔案。寄發(fā)后在學(xué)院檔案室網(wǎng)站上公布畢業(yè)生檔案郵寄基本信息（如：交寄日期、檔案郵寄地址及EMS郵件號(hào)）。
??? 五、各畢業(yè)班輔導(dǎo)員下載打印《2017屆畢業(yè)生檔案材料歸檔移交登記表》電子模板，并依照《2017屆畢業(yè)生檔案歸檔移交登記表》學(xué)號(hào)順序分類排列各班級(jí)學(xué)生檔案材料。6月26日至6月30日與檔案室共同核對(duì)本班級(jí)畢業(yè)生人數(shù)及檔案數(shù)量，并將畢業(yè)生大學(xué)階段形成的材料與高中階段檔案合并裝入新檔案袋。
??? 六、各畢業(yè)班輔導(dǎo)員在6月23日前，將畢業(yè)生在大學(xué)時(shí)期形成的檔案材料收集齊全。主要材料有：(1)西安科技大學(xué)高新學(xué)院學(xué)生成績(jī)總表(一式兩份)；(2)高等學(xué)校畢業(yè)生登記表(一式兩份)；(3)畢業(yè)生健康體檢表； (4)畢業(yè)生鑒定表；（5）學(xué)年鑒定手冊(cè)；(6)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料。上述材料在填寫時(shí)應(yīng)用不褪色的黑色、藍(lán)黑色材料，字跡要工整，杜絕涂改。所填信息必須真實(shí)、可靠、完整，凡要求蓋章處必須加蓋印章。按學(xué)號(hào)由小到大次序排列，留級(jí)生排在最后。一式兩份的材料，一份放入學(xué)生個(gè)人檔案，另一份交檔案室存檔。
??? 七、6月26日至6月30日，各畢業(yè)班輔導(dǎo)員帶8名非畢業(yè)班學(xué)生(最好是黨員或?qū)W生骨干)，依照《2017屆畢業(yè)生檔案整理轉(zhuǎn)遞日程安排表》時(shí)間要求到檔案室整理、核對(duì)、移交本畢業(yè)班學(xué)生檔案。因畢業(yè)生檔案整理時(shí)間緊、任務(wù)重，各項(xiàng)準(zhǔn)備工作只能提前，不得推后。
??? 八、按照相關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)單位、縣團(tuán)級(jí)以上單位才能接收檔案，非公有制企業(yè)不能接收檔案，只能由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行幕蛉耸麓頇C(jī)構(gòu)接收。填寫收件人地址時(shí)，在非直轄市的，須按省、市、縣、街道、門牌號(hào)碼(樓號(hào)、單元號(hào)、樓層、房號(hào))的順序填寫。不得只填寫收件人所在單位而省略具體地址。收件人地址在直轄市的 “省”欄可省略，其他遵從上述要求填寫。收件人聯(lián)系電話非常重要，要準(zhǔn)確地標(biāo)注在EMS快遞交寄單上，便于檔案投遞迅速、準(zhǔn)確、安全。
??? 九、檔案室網(wǎng)站公布畢業(yè)生檔案郵寄基本信息后，畢業(yè)生可登錄http://www.ems.com.cn或撥打全國(guó)統(tǒng)一客戶服務(wù)電話11183查詢EMS快遞郵件的詳細(xì)信息。通過(guò)郵件跟蹤與查詢服務(wù),可以實(shí)時(shí)了解郵件的全程信息。畢業(yè)生還可以依照《三方協(xié)議》和《報(bào)到證》填寫的地址，到檔案接收機(jī)構(gòu)查詢，確認(rèn)檔案是否到達(dá)。如接收單位未收到檔案，畢業(yè)生可與學(xué)院檔案室聯(lián)系進(jìn)一步查詢檔案去向。特別提醒：EMS快遞郵件自交寄之日起一年內(nèi)辦理查詢，逾期不再辦理。
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??? 一、畢業(yè)生檔案材料收集工作由二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)，畢業(yè)生輔導(dǎo)員具體落實(shí)。檔案材料整理、歸檔要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定，未經(jīng)主管部門同意，不得擅自抽取畢業(yè)生檔案材料或添加無(wú)關(guān)材料。
??? 二、學(xué)生檔案屬機(jī)密材料，要求各學(xué)院及相關(guān)部門嚴(yán)格管理，注意保護(hù)學(xué)生個(gè)人信息，不得向外泄露畢業(yè)生檔案內(nèi)容。除檔案整理人員外，學(xué)生本人及其他無(wú)關(guān)人員不得擅自翻閱畢業(yè)生檔案，不允許學(xué)生本人攜帶檔案。
??? 三、各畢業(yè)班輔導(dǎo)員應(yīng)在檔案材料收集齊全后，在檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行整理、核對(duì)、移交、封袋。
??? 四、檔案室按照就業(yè)辦提供的畢業(yè)生檔案郵寄地址、郵政編碼及收件人電話，在畢業(yè)生離校后兩周內(nèi)，通過(guò)EMS快遞方式集中寄發(fā)畢業(yè)生檔案。寄發(fā)后在學(xué)院檔案室網(wǎng)站上公布畢業(yè)生檔案郵寄基本信息（如：交寄日期、檔案郵寄地址及EMS郵件號(hào)）。
??? 五、各畢業(yè)班輔導(dǎo)員下載打印《2017屆畢業(yè)生檔案材料歸檔移交登記表》電子模板，并依照《2017屆畢業(yè)生檔案歸檔移交登記表》學(xué)號(hào)順序分類排列各班級(jí)學(xué)生檔案材料。6月26日至6月30日與檔案室共同核對(duì)本班級(jí)畢業(yè)生人數(shù)及檔案數(shù)量，并將畢業(yè)生大學(xué)階段形成的材料與高中階段檔案合并裝入新檔案袋。
??? 六、各畢業(yè)班輔導(dǎo)員在6月23日前，將畢業(yè)生在大學(xué)時(shí)期形成的檔案材料收集齊全。主要材料有：(1)西安科技大學(xué)高新學(xué)院學(xué)生成績(jī)總表(一式兩份)；(2)高等學(xué)校畢業(yè)生登記表(一式兩份)；(3)畢業(yè)生健康體檢表； (4)畢業(yè)生鑒定表；（5）學(xué)年鑒定手冊(cè)；(6)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料。上述材料在填寫時(shí)應(yīng)用不褪色的黑色、藍(lán)黑色材料，字跡要工整，杜絕涂改。所填信息必須真實(shí)、可靠、完整，凡要求蓋章處必須加蓋印章。按學(xué)號(hào)由小到大次序排列，留級(jí)生排在最后。一式兩份的材料，一份放入學(xué)生個(gè)人檔案，另一份交檔案室存檔。
??? 七、6月26日至6月30日，各畢業(yè)班輔導(dǎo)員帶8名非畢業(yè)班學(xué)生(最好是黨員或?qū)W生骨干)，依照《2017屆畢業(yè)生檔案整理轉(zhuǎn)遞日程安排表》時(shí)間要求到檔案室整理、核對(duì)、移交本畢業(yè)班學(xué)生檔案。因畢業(yè)生檔案整理時(shí)間緊、任務(wù)重，各項(xiàng)準(zhǔn)備工作只能提前，不得推后。
??? 八、按照相關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)單位、縣團(tuán)級(jí)以上單位才能接收檔案，非公有制企業(yè)不能接收檔案，只能由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行幕蛉耸麓頇C(jī)構(gòu)接收。填寫收件人地址時(shí)，在非直轄市的，須按省、市、縣、街道、門牌號(hào)碼(樓號(hào)、單元號(hào)、樓層、房號(hào))的順序填寫。不得只填寫收件人所在單位而省略具體地址。收件人地址在直轄市的 “省”欄可省略，其他遵從上述要求填寫。收件人聯(lián)系電話非常重要，要準(zhǔn)確地標(biāo)注在EMS快遞交寄單上，便于檔案投遞迅速、準(zhǔn)確、安全。
??? 九、檔案室網(wǎng)站公布畢業(yè)生檔案郵寄基本信息后，畢業(yè)生可登錄http://www.ems.com.cn或撥打全國(guó)統(tǒng)一客戶服務(wù)電話11183查詢EMS快遞郵件的詳細(xì)信息。通過(guò)郵件跟蹤與查詢服務(wù),可以實(shí)時(shí)了解郵件的全程信息。畢業(yè)生還可以依照《三方協(xié)議》和《報(bào)到證》填寫的地址，到檔案接收機(jī)構(gòu)查詢，確認(rèn)檔案是否到達(dá)。如接收單位未收到檔案，畢業(yè)生可與學(xué)院檔案室聯(lián)系進(jìn)一步查詢檔案去向。特別提醒：EMS快遞郵件自交寄之日起一年內(nèi)辦理查詢，逾期不再辦理。
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