各二級學(xué)院：

? ? ? ? 為進(jìn)一步做好2020級新生檔案移交工作，規(guī)范學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的安全與完整，學(xué)院擬于11月16日至12月31日對新生個人檔案進(jìn)行核對和移交，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、時間安排

11月16日 ? ?召開專題會議，具體布置工作。

11月17日至30日 ??

輔導(dǎo)員收集學(xué)生自帶檔案，領(lǐng)取郵寄來的新生檔案，以班為單位，收集、整理學(xué)生檔案，填寫移交登記表。

? ? 12月1日至2日 ? ? 信科學(xué)院移交新生檔案。

12月3日至4日 ? ? 城建學(xué)院移交新生檔案。

12月7日至 8日 ? ? 國際學(xué)院移交新生檔案。

12月9日至10日 ? ?經(jīng)管學(xué)院移交新生檔案。

12月11日 ? ? ? ? ?新傳媒學(xué)院移交新生檔案。

12月14日至21日 ? 完善手續(xù)、制作標(biāo)簽、裝盒入柜。

12月22日至28日 ? 數(shù)據(jù)導(dǎo)入軟件，實現(xiàn)網(wǎng)上檢索。

12月29日至31日 ? 工作總結(jié)講評。

二、核查及移交內(nèi)容

各學(xué)院新生輔導(dǎo)員應(yīng)依照教務(wù)處確認(rèn)的2020級新生名冊和招辦提供的考生高考電子檔案，按實有人數(shù)核對新生檔案材料及信息。檔案材料信息與本人不一致時，應(yīng)及時驗證，核實后在登記表“備注”欄標(biāo)注“有誤”，并在書面總結(jié)中說明具體情況。

新生高中時期形成的檔案材料主要有10項內(nèi)容： ①高中學(xué)籍登記表； ②高考考生報名登記表；③高考考生體檢表； ④高考志愿表；⑤考生思想品德考核表；⑥考生誠信考試承諾書；⑦高考成績單；⑧外語口試登記表；⑨入團(tuán)（黨）志愿書；⑩獎勵處分材料。

另外，輔導(dǎo)員通知學(xué)生在學(xué)信網(wǎng)上下載打印在線學(xué)籍驗證報告一份，并加蓋教務(wù)處公章，與新生檔案材料同時歸檔。同時，組織學(xué)生填寫《新生入學(xué)登記表》兩份，一份裝入學(xué)生檔案，一份交由檔案室存檔。

三、要求

（一）二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，嚴(yán)密組織。單位主管領(lǐng)導(dǎo)和新生輔導(dǎo)員全面承擔(dān)本單位、本班級新生檔案的核對與移交工作的安全保密責(zé)任。做好安全防范工作，保護(hù)學(xué)生個人信息及隱私，不得隨意拷貝復(fù)制數(shù)據(jù)，不得隨意更換、涂改、銷毀學(xué)生檔案材料，嚴(yán)防檔案材料丟失和假材料裝入。

（二）輔導(dǎo)員可以在群共享中下載《2020級新生檔案材料核對移交登記表》。核對學(xué)生檔案中照片、考生號、身份證號等相關(guān)信息，認(rèn)真填寫核對移交登記表；在檔案袋相應(yīng)位置填寫學(xué)生姓名、性別及學(xué)號，右上角編號處標(biāo)注班級和序號（例：工管2001-01），以教務(wù)處出的各班級學(xué)生點名冊順序和本班實際報到人數(shù)為準(zhǔn)，以班級為單位捆扎檔案袋，并附上核對移交登記表。

（三）輔導(dǎo)員應(yīng)依照《2020級新生檔案材料核對移交登記表》各項檔案材料內(nèi)容與實體檔案逐項核對。表格以班為單位，各班學(xué)生不論是否有檔案，都按教務(wù)處出的各班級學(xué)生點名冊順序，最終序號要與各班實際在校學(xué)生人數(shù)相符。1份材料為1件，比如高考體檢表有2份，登記表對應(yīng)的“考生體檢表”欄目就應(yīng)填寫2，表示高考體檢表有2件。缺少材料的，對應(yīng)欄目空缺。高中時期檔案材料10項內(nèi)容全部空缺的應(yīng)在備注欄填寫“無檔案”。?

（四）對未交或者缺、漏檔案材料的，應(yīng)及時通知學(xué)生本人，寫出情況說明，附在本班級《2020級新生檔案材料核對移交登記表》之前。由學(xué)生本人到原高中或生源地招辦尋找或補(bǔ)齊原始檔案材料，并于本學(xué)期內(nèi)完成移交。

（五）畢業(yè)證書、各種獲獎證書原件及復(fù)印件、團(tuán)員證、戶籍卡、組織介紹信、思想?yún)R報等材料不屬于歸檔范圍。應(yīng)由本人或黨團(tuán)組織保管。

? 附件：1.2020級新生檔案材料核對移交登記表

? ? 2.2020級專升本檔案材料（中學(xué)）核對移交登記表

? ? 3.2020級專升本檔案材料（大專）核對移交登記表

? ? ?4.2020級新生檔案移交時間安排表

西安科技大學(xué)高新學(xué)院檔案室

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?二〇二〇年十一月十二日