各部門(mén)、二級(jí)學(xué)院：

為貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，促進(jìn)學(xué)院各類(lèi)檔案的收集、整理和移交工作，完成2020年度各類(lèi)檔案立卷歸檔任務(wù)，學(xué)院決定集中組織一次全面、徹底的文件材料清理歸檔活動(dòng),著力杜絕文件資料私自留存、歸檔不全、隨意銷(xiāo)毀等問(wèn)題?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：?

一、立卷歸檔內(nèi)容

重點(diǎn)對(duì)2020年1月1日至2020年12月31日形成的以下幾個(gè)方面文件材料進(jìn)行立卷歸檔。

(一)紙質(zhì)文件材料：①學(xué)院制發(fā)或承辦的命令、指示、通知等各類(lèi)公文；②工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、值班記錄、計(jì)劃方案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等文件材料；③學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、重要手稿、工作筆記、工作往來(lái)書(shū)信、講課稿等工作檔案材料；④重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重點(diǎn)工程籌劃實(shí)施過(guò)程中形成的文件材料。

(二)相關(guān)電子文件：①公文的電子版；②數(shù)碼照片、音頻、視頻等數(shù)字聲像信息；③應(yīng)納入歸檔渠道的各類(lèi)業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)。

(三)其他載體形式資料：有保存價(jià)值的標(biāo)識(shí)、牌匾、錦旗、印章印模等實(shí)物。

二、時(shí)間步驟方法

第一階段（3月16日—3月17日）：學(xué)習(xí)準(zhǔn)備階段

1.召開(kāi)學(xué)院檔案工作會(huì)議，各部門(mén)兼職檔案員參加，安排學(xué)院2020年檔案收集工作。

2.各單位組織人員學(xué)習(xí)《歸檔文件整理程序及要求》《各單位文件材料歸檔范圍和保管期限參考表》及學(xué)院檔案工作會(huì)議有關(guān)文件，明確歸檔任務(wù)，理清工作思路，制定工作措施。

第二階段(3月18日—3月22日)：文件材料收集整理階段

1.各單位依照學(xué)院《各單位文件材料歸檔范圍和保管期限參考表》（院發(fā)〔2010〕18號(hào)）,集中組織人員逐人逐項(xiàng)全面開(kāi)展清理。2010年后成立的單位可根據(jù)本單位職責(zé)、任務(wù)和2020年度部門(mén)工作情況進(jìn)行清理收集。重點(diǎn)清理本單位形成的文件以及和教育廳、西安市、長(zhǎng)安區(qū)及西安科技大學(xué)等單位針對(duì)我院的有保存價(jià)值的文件材料。上級(jí)普發(fā)性、非本單位形成的文件材料只作為外來(lái)文件資料登記造冊(cè)。

2.兼職檔案員要準(zhǔn)確區(qū)分文件材料的保管期限，依照《歸檔文件整理程序及要求》進(jìn)行分類(lèi)、組卷、排列。

第三階段(3月23日—3月26日)：著錄打印階段

1.各單位主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室對(duì)兼職檔案員整理完畢的文件材料進(jìn)行檢查，主要檢查四項(xiàng)內(nèi)容：一是應(yīng)歸檔的文件是否齊全、完整、準(zhǔn)確，有無(wú)重復(fù)、無(wú)保存價(jià)值的文件混入，有無(wú)缺少蓋章、簽字、落款時(shí)間等情況；二是組卷分類(lèi)是否清晰、準(zhǔn)確；三是卷內(nèi)文件排列是否按時(shí)間順序排列；四是歸檔文件制作是否符合檔案保護(hù)要求。

2.著錄并打印歸檔文件目錄。按照《歸檔文件整理程序及要求》和《永久歸檔文件目錄》和《定期歸檔文件目錄》及《照片檔案目錄》三種Excel格式模板，對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行著錄。主要項(xiàng)目有件號(hào)、責(zé)任者、日期、文件編號(hào)、題名、頁(yè)數(shù)、備注等。填寫(xiě)并打印《永久歸檔文件目錄》《定期歸檔文件目錄》《照片檔案目錄》，目錄打印數(shù)量一式兩份共6本，單獨(dú)裝訂成冊(cè)。

第四階段（3月29日—4月16日）檢查驗(yàn)收階段

1.檔案室檢查接收各單位歸檔文件材料。交接雙方依據(jù)《永久歸檔文件目錄》和《定期歸檔文件目錄》及《照片檔案目錄》對(duì)照實(shí)體檔案案卷，逐卷逐件認(rèn)真核對(duì)，做到帳物相符，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。

2.交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤后，移交人、接收人要在《西安科技大學(xué)高新學(xué)院檔案交接登記表》上簽名，移交單位和接收單位加蓋公章。手續(xù)完備的移交目錄一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份存查。?

3.檢查驗(yàn)收時(shí)間安排：3月29日至4月2日集中檢查驗(yàn)收董組辦、院辦（行政）、檔案室、發(fā)展規(guī)劃處、人事處、保衛(wèi)處、后勤處、衛(wèi)生所、圖書(shū)館、開(kāi)發(fā)辦、工會(huì)、院辦（黨務(wù)）、團(tuán)委、宣傳與品牌辦、思政部、扶貧辦等16個(gè)單位的文件材料；4月6日至4月13日集中檢查驗(yàn)收教師發(fā)展中心、信息化、教務(wù)處、招辦、就業(yè)辦、學(xué)生處、公共基礎(chǔ)部、體育部、信息與科技工程學(xué)院、城市建設(shè)學(xué)院、經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院、國(guó)際教育學(xué)院、新傳媒與藝術(shù)設(shè)計(jì)學(xué)院、產(chǎn)業(yè)學(xué)院等15個(gè)單位的文件材料。4月14日至4月16日集中檢查驗(yàn)收科技處、財(cái)資處、出版社、基建處等4個(gè)單位的文件材料。

三、有關(guān)要求

（一）高度重視。各單位、各部門(mén)要秉著對(duì)學(xué)院建設(shè)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度高度重視起來(lái)，把文件材料立卷歸檔工作作為依法治校的實(shí)際步驟,指定專(zhuān)人分工負(fù)責(zé)，依照《各單位文件材料歸檔范圍和保管期限參考表》，積極組織開(kāi)展清理歸檔工作。

（二）認(rèn)真準(zhǔn)備。各單位、各部門(mén)要按《西安科技大學(xué)高新學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則》和《歸檔文件材料整理程序及要求》，認(rèn)真做好2020年度文件材料（含往年未按時(shí)歸檔的材料）的收集、整理和歸檔準(zhǔn)備工作。各單位將本單位完成的事項(xiàng)、形成的文件材料一件不漏地清理完畢，檔案室按《高等學(xué)校各類(lèi)檔案工作規(guī)范》要求，接收各部門(mén)的歸檔資料。各單位務(wù)必做到收集齊全、整理規(guī)范、移交及時(shí)，移交手續(xù)完善。

（三）完善機(jī)制。各單位要堅(jiān)持一手抓清理歸檔，一手抓建章立制,健全完善文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔長(zhǎng)效機(jī)制，強(qiáng)化文件全流程管理，提高規(guī)范化建設(shè)水平。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?西安科技大學(xué)高新學(xué)院檔案室

二〇二一年三月十一日